Avoir un système de management certifié peut être un chemin en direction de l'amélioration opérationnelle. C'est aussi devenu une exigence contractuelle quasi-systématique. Mais qu'est-ce que la certification accréditée et comment se déroule de processus de certification ?
L'accréditation vérifie la compétence de l'organisme de certification. Pour remplir les critères d'accréditation, une autorité d'accréditation évalue l'organisme de certification afin de vérifier que celui-ci se conforme aux exigences existantes. C'est le moyen pour les autorités d'auditer les auditeurs-rices et les organismes de certification comme DNV.
La certification accréditée des systèmes de management est utilisée pour démontrer la conformité à un référentiel de manière fiable. Le recours à un organisme de certification accrédité signifie que vous travaillez avec une société d'audit qui répond aux normes de qualité requises par l'autorité d'accréditation.
La Risk Based Certification est l'approche exclusive de DNV pour tous les audits de certification de systèmes de management. Elle vous aide à vous appuyer sur votre système de management pour l'améliorer là où c'est prioritaire, tout en vous assurant qu'il est conforme aux exigences du référentiel choisi. Vous identifiez les sujets essentiels pour atteindre vos objectifs commerciaux. Dans le cadre de l'audit, les auditeurs-rices de DNV vérifieront comment le système de management soutient ces domaines prioritaires. Savoir où concentrer les efforts d'amélioration est essentiel pour prendre la maîtrise des risques qui peuvent menacer vos opérations et le succès de votre entreprise. Avec la Risk Based Certification, le résultat est toujours un certificat - si le système de management est jugé conforme - mais vous ciblez votre système de management et vos audits pour aller plus loin.
Un système de management efficace est un système qui est amélioré en permanence. Votre système de management et votre certificat doivent être maintenus. Par conséquent, la certification accréditée consiste en un cycle en trois étapes :
Pour optimiser chaque audit et améliorer les points prioritaires, notre auditeur-rice a besoin de savoir quels sont les sujets essentiels à la réussite de votre entreprise. Utilisez Boost My Audit, l'outil en ligne de DNV, pour parcourir des domaines prioritaires prédéfinis. Obtenez les conseils de notre auditeur-rice et de l'aide pour formuler des domaines prioritaires sur mesure si ceux-ci correspondent mieux à vos besoins. Assurez-vous que les domaines prioritaires reflètent votre stratégie et vos objectifs commerciaux. Le management doit être impliqué à ce stade pour s'assurer de son engagement. Les domaines prioritaires définitifs seront convenus avec notre auditeur-rice avant l'audit.
Notre auditeur-rice évalue la documentation de votre système de management et effectue normalement une visite de votre organisation. L'examen de la documentation peut être effectué avant la visite ou dans le cadre de celle-ci. L'objectif de la visite initiale est double :
Sur cette base, le champ d'application et le plan d'audit sont convenus. L'audit de phase 1 est généralement réalisé quelques semaines avant l'audit de phase 2.i.
L'audit d'étape 2 comprend des entretiens informels, des examens, des observations du système en fonctionnement et l'examen de la documentation pertinente. Au cours de ce processus, nous évaluons le degré de conformité de votre système de management avec les exigences de la norme élue et les performances dans les domaines prioritaires identifiés. En cas de conformité, nous délivrons le certificat. Les constatations, y compris les non-conformités, et les conclusions sont présentées à la fin de l'audit lors d'une réunion de clôture et incluses dans le rapport d'audit. Après l'audit, vous devez traiter les non-conformités et y répondre dans un délai convenu. Dans le résumé du rapport d'audit, vous trouverez également l'évaluation des performances de votre système de management dans les domaines prioritaires sélectionnés.
L'audit de l'étape 2 consiste en des entretiens informels, des examens, des observations du système en fonctionnement et une revue de la documentation pertinente. Au cours de ce processus, nous évaluons le degré de conformité de votre système de management aux exigences de la norme choisie et les performances dans les domaines d'intérêt identifiés. Si votre système est jugé conforme, nous délivrons le certificat. Les constatations, y compris les non-conformités, et les conclusions sont présentées à la fin de l'audit lors d'une réunion de clôture et incluses dans le rapport d'audit. Après l'audit, vous devez traiter et répondre aux non-conformités dans un délai convenu.
Notre auditeur-rice responsable vérifiera que vous avez correctement traité les non-conformités. Sur la base d'un résultat positif, il/elle recommandera la certification. La décision de certification est prise après une revue interne indépendante de DNV. Suite à une décision positive, vous recevrez le certificat peu de temps après. Le certificat est émis sur le stockage sécurisé des certificats de DNV afin d'assurer la traçabilité et le partage en toute confiance avec n'importe laquelle de vos parties prenantes.
À ce stade, vous avez terminé la certification initiale et vous pouvez passer au maintien de votre certification. La portée de la certification peut avoir besoin d'être modifiée au cours du cycle de certification de 3 ans. Dans le cas d'une extension du champ d'application, l'auditeur-rice responsable et DNV évalueront et décideront quelles activités sont nécessaires pour étendre le champ d'application du certificat. Les activités dépendent typiquement de l'étendue et de la nature des changements demandés. .
Chaque certificat émis a une durée de vie de 3 ans. Lors de la certification, nous créerons un calendrier d'audits périodiques pour des audits réguliers au cours de la période de 3 ans. Ces audits confirment la conformité continue de votre entreprise aux exigences spécifiées de la norme tout en évaluant les performances des domaines prioritaires convenus. Au moins un audit périodique par an est requis.
Au terme des trois années, votre certification sera prolongée par un audit de re-certification.
Que se passe-t-il si une organisation ne parvient pas à maintenir son système de management et sa certification ?
DNV a une procédure transparente pour la suspension ou le retrait des certificats. Elle est applicable dans les situations où une organisation manque de manière persistante et sérieuse à maintenir la conformité avec la norme du système de management ou en raison d'autres situations, telles que définies dans la procédure de suspension et de retrait des certificats.
La portée de la certification est convenue à un stade précoce du processus de certification. Le champ d'application de la certification peut toutefois devoir être élargi ou réduit en raison de facteurs tels que des acquisitions, des réductions d'effectifs, l'ajout de nouvelles divisions et de sites, etc.
La décision d'accorder la certification initiale, de renouveler la certification ou d'étendre ou de réduire la portée de la certification, est prise par un personnel compétent et autorisé de DNV qui est différent de celui qui effectue l'audit. Cette décision est prise sur la base d'une revue du processus de certification et de la documentation associée.
Un examen similaire s'applique également en cas de suspension ou de rétablissement de la certification ou de retrait de la certification.